Une entreprise a besoin de différents outils et logiciels pour fonctionner correctement. Qu’il s’agisse de la production, de la comptabilité, de la communication ou de la gestion du personnel, toutes les entreprises sont concernées par des besoins en termes de gestion, même la plus petite des structures ! C’est justement sur la question du personnel que nous allons nous attarder, en vous expliquant les avantages que va avoir votre société à utiliser un logiciel RH pour justement gérer sa masse salariale.
Une information accessible facilement et aux bonnes personnes
L’un des intérêts majeurs de ce type de logiciel est de permettre aux concernés (responsables, salariés) d’accéder quand ils le souhaitent aux informations dont ils ont besoin. Rentrer les informations et pouvoir y accéder (ou y donner l’accès) va par exemple simplifier la gestion des notes de frais ou des congés.
En passant par un logiciel informatique, vous évitez également tout un tas de paperasse encombrante et facile à égarer. Quelques clics suffisent pour mettre à jour le profil d’un collaborateur ou pour accéder aux différentes informations en tant que salarié dans l’entreprise.
Cet accès à l’information reste structuré, puisque les dirigeants seront en mesure d’octroyer les accès qu’il faut aux différents utilisateurs.
Les gestionnaires RH auront donc accès aux informations de l’ensemble du personnel, tandis que les salariés bénéficieront de leur espace personnel consultable à tout moment.
Il sera donc plus simple pour eux d’intervenir s’il manque un élément ou s’ils remarquent une information erronée.
Un archivage facilité
L’informatisation des données et leur accès en quelques secondes simplifie grandement le process d’archivage, qui, rappelons-le, représente une obligation légale pour toute entreprise.
Par ailleurs, un bon logiciel RH va permettre de garder une traçabilité des différents évènements liés au personnel. La moindre information, une fois renseignée, se retrouve en quelques clics.
Ainsi, si un collaborateur quitte la société et a besoin de certaines infos voire certains documents (ex : ensemble de ses bulletins de salaire), pas de problèmes ! Le logiciel vous permettra de lui fournir tout ce dont il a besoin. Selon ses accès, il pourra d’ailleurs lui-même récupérer la plupart des documents nécessaires.
En tant qu’employeur, en cas de contrôle par exemple, vous serez en mesure de fournir là aussi toutes les informations juridiquement nécessaires à l’organisme employeur.
Gagner du temps et de l’énergie
Nous sommes tous d’accord pour dire que les formalités administratives sont quelque chose de long et rébarbatif.
Eh bien bonne nouvelle, car un logiciel RH performant va justement permettre à votre entreprise de réduire cette charge administrative. Avec un accès facilité à l’information, dirigeants comme salariés vont gagner un temps précieux, et éviter de perdre patience à devoir attendre un énième document.
Finis les échanges de mails interminables ou les quiproquos sur telle ou telle information concernant un arrêt maladie, une demande de formation, une indemnisation de frais kilométriques…
Le risque d’erreur est grandement réduit, le temps passé à assurer ces tâches chronophages aussi.
Bref, tout le monde y est gagnant et peut continuer à travailler dans une entreprise plus structurée, et donc se sentir plus serein au quotidien !
